Lima 15 Ago. (ANDINA) -
La transformación digital se mantiene entre las principales prioridades del sector empresarial. De acuerdo con el estudio "Desafíos y Tendencias para las Empresas en Latam 2025" de EY, el 34% de los ejecutivos peruanos identifica la transformación digital como uno de los principales desafíos estratégicos para sus organizaciones. En este contexto, gestionar la información de manera eficiente se ha convertido en un factor clave para sostener el crecimiento y responder con mayor agilidad a un mercado cada vez más competitivo.
Durante años, Excel ha sido una herramienta fundamental para administrar ventas, finanzas, inventarios y presupuestos gracias a su flexibilidad y facilidad de uso. Sin embargo, conforme las empresas amplían sus operaciones, incorporan nuevas áreas o incrementan el volumen de información, depender exclusivamente de hojas de cálculo puede generar ineficiencias que afectan la productividad y la toma de decisiones.
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"Excel es una excelente herramienta para analizar información, pero cuando una empresa intenta gestionar toda su operación mediante múltiples planillas, aumenta la posibilidad de errores, se duplica el trabajo y se pierde visibilidad del negocio", explica Rigoberto Caballero, Country Manager de Defontana en Perú.
Ante este escenario, el especialista de Defontana identifica cinco señales que indican que una empresa podría haber superado las capacidades de una hoja de cálculo y necesita avanzar hacia una gestión más integrada.
1. Nadie sabe cuál es la versión correcta del archivo: cuando cada área trabaja con una copia distinta del mismo documento, resulta difícil identificar cuál contiene la información actualizada. Esto incrementa el riesgo de inconsistencias y decisiones basadas en datos incorrectos.
2. Preparar un reporte toma horas o incluso días: si elaborar indicadores financieros, comerciales o de gestión requiere consolidar información manualmente desde distintos archivos, es probable que el negocio esté destinando tiempo valioso a tareas que podrían automatizarse.
3. La información debe copiarse entre varios archivos: ingresar los mismos datos en diferentes hojas de cálculo no solo demanda más tiempo, sino que también aumenta la probabilidad de errores que pueden afectar la operación.
4. No se cuenta con información en tiempo real: tomar decisiones con datos desactualizados puede impactar la planificación de compras, el control de inventarios, las ventas o el flujo de caja, especialmente en empresas con operaciones dinámicas.
5. El crecimiento depende de procesos manuales: a medida que la empresa incorpora nuevos clientes, productos o sedes, las tareas repetitivas se vuelven más difíciles de controlar. Si el crecimiento exige crear más hojas de cálculo en lugar de optimizar procesos, es una señal de que la operación necesita evolucionar.
Según Caballero, muchas empresas consideran que implementar un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) representa un gasto adicional, cuando el verdadero costo suele estar asociado a mantener procesos manuales y trabajar con información dispersa.
"Excel seguirá siendo una herramienta valiosa para realizar análisis específicos. El desafío aparece cuando se utiliza para administrar toda la operación del negocio. En esa etapa, un ERP permite integrar la información de las distintas áreas, reducir errores y acceder a datos confiables en tiempo real para tomar mejores decisiones", concluye.
Más que reemplazar a Excel, ambas herramientas pueden complementarse. Mientras las hojas de cálculo continúan siendo útiles para análisis puntuales y reportes específicos, un ERP permite centralizar la operación, automatizar procesos y acompañar el crecimiento de la empresa con mayor control, trazabilidad y capacidad de respuesta frente a un entorno empresarial cada vez más exigente.
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